Contexte
Le cabinet Lemaire regroupe 3 praticiens à Toulouse (orthodontie, implantologie, soins courants), avec une secrétaire médicale à plein temps. Comme la plupart des cabinets pluridisciplinaires, il fait face à un taux de no-show structurel : 12% des créneaux sur 6 mois. Ces créneaux perdus représentent entre 250 et 400 € par mois en temps praticien non productif, sans compter la frustration des patients qui attendent un RDV.
La secrétaire consacrait 40 à 45 minutes par jour à passer des appels de rappel manuels, avec un taux de joignabilité de 58% seulement. Les patients non joints ne recevaient pas de rappel, ce qui gonflait mécaniquement le taux de no-show. En parallèle, les créneaux libérés à la dernière minute (la veille ou le matin même) ne pouvaient être proposés à des patients en attente faute d'un process automatisé.
Praticiens : 3 (soins courants + orthod + implanto) Taux de no-show avant agent : 12% CA moyen par créneau perdu : 160 €
Agent déployé
L'agent se synchronise avec Doctolib toutes les heures et analyse les RDV des 48h à venir. Pour chaque patient, il calcule un score de risque de no-show basé sur l'historique : nombre de no-shows précédents, délai de prise de RDV (les RDV pris plus de 30 jours à l'avance ont un taux de no-show plus élevé), type de soin (les soins longs et douloureux ont un profil différent des contrôles annuels).
Les patients à risque élevé (score > 0,6) reçoivent un SMS personnalisé 48h avant avec un lien de confirmation en un clic. Si pas de réponse dans 12h, un second SMS est envoyé 24h avant. Si toujours pas de confirmation à J-1 soir, la secrétaire reçoit une alerte avec la liste des patients non confirmés et leurs coordonnées — elle peut alors appeler uniquement les cas critiques.
Si un patient répond en demandant à annuler ou reporter, l'agent propose automatiquement 3 créneaux disponibles dans les 7 jours suivants et enregistre la modification directement dans Doctolib. Le créneau libéré est immédiatement proposé par SMS aux patients en liste d'attente.
Résultats
Sur 4 mois, le taux de no-show est passé de 12% à 4%. La secrétaire a récupéré 35 minutes par jour qu'elle a réallouées sur l'accueil et la gestion des dossiers. Les créneaux de remplacement sont maintenant pourvus en moyenne 18 heures avant le RDV, contre 3h en moyenne avec l'ancien process manuel.
Le bénéfice financier direct : le cabinet Lemaire a récupéré l'équivalent de 6 à 8 créneaux par mois en slots autrement perdus. À 160 € de tarif moyen, c'est 960 à 1 280 € de CA supplémentaire par mois — pour un cabinet qui avait précédemment sous-estimé le coût réel du no-show.
Taux de no-show (avant/après) : 12% → 4% Créneaux récupérés mensuel : +6 à 8 (×160 € = +960 à 1 280 €/mois) Temps secrétaire libéré : 35 min/jour
Stack technique
- Doctolib Partner API : synchronisation agenda, lecture RDV, écriture modifications
- Scoring historique no-show : modèle interne par patient (Python + Supabase)
- Claude API : personnalisation des messages SMS selon le type de soin et le profil patient
- Twilio SMS : envoi rappels J-2 et J-1, gestion réponses, accusé de réception
- Supabase : historique patients, file d'attente, logs actions agent
Pourquoi cette démo est cliquable
La démo simule un agenda de cabinet avec 3 patients à risque no-show identifiés et montre les SMS générés pour chacun — avec le score de risque, le motif, et le message adapté (soin orthodontique vs contrôle annuel vs implant). Un responsable de cabinet peut calculer immédiatement l'impact sur son propre taux de no-show en entrant son volume mensuel de RDV.
Données et résultats fictifs à des fins de démonstration.