Contexte
Stéphane Moreau dirige une entreprise de plâtrerie-peinture de 7 salariés dans le Rhône. Son process de facturation : à la fin de chaque chantier, il prend en photo le bon d'avancement ou le bon de réception signé par le client, rentre au bureau, ressaisit les données dans son logiciel de facturation, génère le PDF et l'envoie par email. Temps moyen : 45 minutes par facture, 3 à 5 factures par semaine.
Le suivi est le vrai gouffre. Stéphane n'a pas de process de relance. Il consulte son compte bancaire en fin de mois pour identifier les impayés, puis envoie des rappels informels par SMS. Résultat : 12 000 €/an en créances au-delà de 60 jours, dont la moitié finit en perte sèche faute de relance persistante.
Factures émises par mois : 15 à 20 Impayés moyens à 60+ jours : 12 000 €/an Temps facturation par semaine : 6 à 8 heures
Agent déployé
Dès que Stéphane prend en photo un bon d'avancement depuis WhatsApp, l'agent reçoit l'image via l'API WhatsApp Business. L'OCR extrait les informations clés : client, adresse du chantier, nature des travaux, montant HT. Claude API complète et structure les données en cas de handwriting difficile, et l'agent génère un PDF conforme LCEN avec toutes les mentions légales obligatoires (SIRET, taux TVA, date d'échéance, pénalités de retard, indemnité forfaitaire recouvrement 40 €).
La facture est envoyée au client par email avec copie dans le dossier Dropbox du chantier. L'agent surveille ensuite le compte Qonto de Stéphane : dès qu'un virement correspondant est détecté (matching par montant + libellé client), la facture est marquée payée et archivée.
Si l'échéance passe sans paiement : relance email J+15 (ton cordial), J+30 (ton ferme avec mention des pénalités de retard légales), J+45 (mise en demeure formatée). Stéphane reçoit un récapitulatif hebdomadaire des relances en cours avec les montants concernés.
Résultats
Sur 6 mois de déploiement simulés, le taux d'impayés à 60 jours est passé de 18% à 3,5% du CA facturé. Les relances automatiques ont récupéré l'équivalent de 11 860 € d'encours qui auraient été perdus avec l'ancien process. Le temps de facturation hebdomadaire est passé de 7h à moins de 45 minutes, principalement pour la validation manuelle des PDFs générés.
Les clients ont réagi positivement aux relances automatiques : le ton professionnel et la régularité des rappels amènent 73% des retardataires à payer avant la troisième relance, sans conflit commercial.
Impayés à 60+ jours : 18% → 3,5% du CA Impayés récupérés (6 mois simulés) : 11 860 € Temps facturation/semaine : 7h → moins de 45 min
Stack technique
- WhatsApp Business API : réception des photos de bons, confirmation de traitement à Stéphane
- OCR + Claude API : extraction et structuration des données facture depuis l'image
- Génération PDF (Puppeteer + template HTML) : mise en page conforme LCEN, mentions légales automatiques
- Qonto API : surveillance des virements entrants, matching automatique facture↔paiement
- Pipedrive : suivi des relances en cours, historique client par chantier
Pourquoi cette démo est cliquable
La démo permet d'uploader une photo de bon de chantier (ou d'utiliser les exemples intégrés) et montre le PDF de facture généré en moins de 30 secondes — avec le détail de l'extraction OCR et les mentions légales ajoutées automatiquement. Un artisan peut immédiatement estimer le temps qu'il récupérerait et le montant d'impayés qu'il pourrait sécuriser.
Données et résultats fictifs à des fins de démonstration.